|
|
自考办公自动化资料第六章-文档一体化系统
一、名词解释
1 档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。163
2 文件生命周期理论：是研究文件产生、运动、变化的过程和规律的理论。164
3 文档一体化：就是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。165
4 文档一体化计算机系统：是采用计算机技术来实现的文书、档案一体化管理的系统。采用计算机技术，可以使文书、档案一体化管理的优越性得到最充分的体现，最大限度的实现信息资源共享，避免无谓的重复劳动，是实现办公自动化的一个重要环节。170
5 系统维护：是在系统的运行过程中，为使其能正常运转而进行的保养、维修及改善工作。174
6 文档一体化系统需求分析：是在对传统文档工作操作流程、工作环境、人员状况等进行分析的基础上，明确计算机文档一体化系统开发的目标、系统应具有的功能，并写出书面的系统需求说明书。178
7系统设计：是系统研制的第二阶段，是根据文书档案人员在系统分析阶段共同商定的系统逻辑功能，结合实际条件，具体设计系统的实施方案，即解决“如何做”的问题。181
二、答题：
1 简述公文与档案的关系？164
答：1）公文和档案无本质区别，只是同一事物的不同发展阶段。
2）公文是档案的前身（源头）。
3）档案是在公文使用和办理完毕后经过鉴定归档转化形成的，档案是公文的归宿。
2 简述我国学者将文件生命周期划分成几个阶段及各阶段的内容。164
答：划分为四个阶段：
1）制作阶段：是借助于缮写、印刷、录音等信息记录手段来固定文件撰写的结果，
形成具有法定效力文本的过程。
2）现实使用阶段：是文件开始在规定的受文范围内运行，履行其现行作用。即实现制 作文件的目的，在各项工作中发挥作用的阶段。
3）暂时保存阶段：即文件履行完成自身的现行效用，完成了制作者的制作目的，其中一部分文件以无任何价值，即被销毁，而另一部分对日后工作仍有参考价值的将继续被保存。
4）永久保存阶段：部分文件完全失去了它的现行效用，对本机关已无明显的利用价值，而对社会和科学研究仍有久远的意义。
3文档一体化包括哪几方面的内容？165
答：有：文档实体生成一体化；文档管理一体化；文档信息利用一体化；文档规范一体化。
4 说明实行文档一体化的条件及文档一体化模式。166、169
答：条件：
1）理顺管理体制，完善组织机构；
2）进行标准化建设；
3）改变陈旧观念，培养与一体化相适应的人才。
模式：
1）机关内部文件、档案管理一体化
是将文件、档案工作有联系的内容进行配合、交融，精简不必要的环节，实现文件登记与档案著录同步同卡。
2）机关之间从机构和职能上进行一体化；
是设置统一的机构，配备专职人员，统一组织管理各机关文书、档案工作。
3）建立有人、财、物和管理自主权的文件中心。
这种模式的文件中心，是介于各机关和档案馆之间的一种过渡的文件机构。
5 说明文档一体化的意义？167-168
答：1）使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全；
2）文档超前控制；
3）提高信息检索效率；
4）科学决策的需要；
